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Costos en el sector publico importancia de la relacion con la presupuestacion.
Abstract:
El trabajo tiene el proposito de divulgar la importancia del tratamiento de los costos en el sector publico, haciendo conocer la necesidad de analizar en profundidad y reflexionar sobre la importancia de su correcta utilizacion a fin de satisfacer la mayor cantidad de bienes y servicios que el Estado (Nacion -- Provincias -- Municipios) a traves de sus programas de gobierno incluidos anualmente en el presupuesto publico permitan concretar las demandas que la poblacion tiene derecho a recibir, dado que la misma aporta los recursos necesarios para tal fin.

Para ello se seleccionaron trabajos de distinguidos profesionales que han advertido la importancia que el tema merece.

Asimismo se incorporaron metodos o sistemas de costos que permitiran concretar una propuesta presupuestaria cuya prioridad esta asentada en la eficacia, la eficiencia y la economicidad en la obtencion de los recursos publicos y el destino de los gastos que permitan el cumplimiento de las metas previstas para el cumplimiento de las finalidades que persiguen como objetivo indelegable lograr el bienestar de la poblacion.

Considerando que los planes estudios universitarios de las Carreras de Ciencias Economicas no muchas veces ponen enfasis en la importancia del Sector Publico, muy especialmente en la de Contador Publico, se estima necesario que los estudiantes y los jovenes profesionales adviertan la importancia que tiene el manejo de la "cosa publica" y la estricta relacion que existe entre tributacion -- evasion -- gastos y costos necesarios para satisfacer las necesidades de la comunidad, motivo de nuestra preocupacion.

Palabras claves: Presupuesto; Costo; Gasto; Bienestar; Comunidad

This paper has the intention to disclose the importance of the treatment of costs in the public sector, making known the necessity to analyze in depth and to think on the importance of its correct use, in order of satisfying the greater amount of possessions and services that the State (Nation -Provinces Municipalities), through its government programs, included annually in the public budget, allow to make specific the demands that the population has a right to receive, as it contributes the necessary resources for such an aim.

For that, papers by distinguished professionals were selected, who have noticed the importance that the subject deserves.

Also methods or systems of costs were incorporated that will allow to make a specific budgetary proposal whose priority is based in the effectiveness, the efficiency and the economization in the obtaining of the public resources, and the destination of the expenses that allow the fulfillment of the foreseen goals for the fulfillment of the purposes that have as a non delegable objective, to obtain the well-being of the population.

Considering that the university studies plans, of the Economic Sciences do not often emphasize the importance of the Public Sector, specially in the Public Accountant's one, it is considered necessary that the students and the young professionals notice the importance of handling the " public matter " has, and the strict relation that exists between paying tribute--evasion--expenses and costs necessary to satisfy the necessities of the community, which is the reason of our preoccupation.

Key words: Budget; Cost; Expenses; Well-being; Community

Subject:
Sector publico (Historia)
Sector publico (Evaluacion)
Contabilidad (Historia)
Contabilidad (Evaluacion)
Maestros universitarios
Author:
Tiberio, Julio Cesar
Pub Date:
06/01/2009
Publication:
Name: Vision de Futuro Publisher: Universidad Nacional de Misiones, Facultad de Ciencias Economicas Language: Spanish Audience: Academic Format: Magazine/Journal Subject: Business; Economics Copyright: COPYRIGHT 2009 Universidad Nacional de Misiones, Facultad de Ciencias Economicas ISSN: 1669-7634
Issue:
Date: June, 2009 Source Volume: 10 Source Issue: 1
Topic:
NamedWork: Casos Practicos de Contabilidad Publica (Libro)
Persons:
Named Person: Mastrantonio, Horacio Francisco
Accession Number:
224865407
Full Text:
INTRODUCCION

En oportunidad de elaborar el libro "Casos Practicos de Contabilidad Publica" que publicamos con el Profesor Horacio Francisco Mastrantonio en 1990 con el apoyo de Ediciones Macchi, nos ocupamos del tema de los costos en la programacion del Presupuesto Publico.

En el mismo al expresar un concepto de Presupuesto por Programas senalamos; "es la expresion de las asignaciones presupuestarias, practicadas en funcion de los planes de gobierno, para un periodo determinado en los distintos ambitos de su competencia, de modo de lograr el maximo cumplimiento de los mismos al minimo costo"

Se tuvo en cuenta muy especialmente en esos momentos la importancia que las "Normas para la Confeccion del Presupuesto" fijadas por la Secretaria de Hacienda de la Nacion daba a dos temas especificos para la aplicacion del esquema de Presupuesto por Programas: costos y control de gestion:

En este trabajo nos referiremos al primero de los nombrados, al efecto senalabamos:

"Como parte integrante de la presupuestacion por programas, es necesario contar con un sistema que permita medir el costo de los diferentes niveles de programacion".

"La utilizacion de dicho sistema posibilitara establecer el grado de eficiencia en el cumplimiento del programa, y debera adaptarse a las diferentes modalidades de detalle de acuerdo con las caracteristicas, importancia y fines de cada organismo".

"El sistema presupuestario permite aproximarse a los costos a traves de los gastos previstos o efectuados, agrupados mediante la clasificacion economica y por objeto del gastos."

"El costo total de un programa o actividad estara dado por los gastos previstos o efectuados en su ejecucion, ajustado en funcion de las diferencias (costos sociales o de oportunidad, consumo o utilizacion de los bienes, amortizacion, etc) y, de los costos indirectos originados en los gastos de aquellos programas, fundamentalmente de conduccion y administracion, cuya accion es de apoyo a otro conjunto de programas, entre los que deben distribuirse".

"El costo unitario surgira de la relacion de la meta del programa o resultado de la actividad cuantificados a traves de alguna unidad de medida, y el costo necesario para lograrlas".

En la misma publicacion cuando se incluyeron los lineamientos generales acerca de la elaboracion del Presupuesto por Programas y muy especialmente las ventajas de su aplicacion que Gonzalo Matner en su libro "Planificacion y Presupuesto por Programas" de Editorial Siglo XXI - Mexico 1971 describe con gran precision, senalando con respecto al tema de este trabajo: "Oportunidad de reducir costos"

Siguiendo el analisis de otros tratadistas podemos senalar, que desde un punto de vista general, costo es sinonimo de esfuerzo.

Esta definicion es suficientemente amplia para involucrar tanto al esfuerzo fisico, moral e intelectual como al economico.

Pero mientras los primeros no son mensurables en unidades de valor, aunque sus consecuencias puedan serlo, el esfuerzo economico se representa siempre de esa forma.

Economicamente, pues, costo es sinonimo de gasto, esto es, de sacrificio. Pero ese sacrificio debe haberse producido en pos de un objetivo determinado, lo cual diferencia originariamente el costo de la perdida simple o pura, que depende de factores eventuales o ajenos a la persecucion del objetivo.

De lo antedicho surge que, economicamente hablando, costo es el sacrificio de riqueza que se incurre en pos de un objetivo determinado.

Como los objetivos varian segun las caracteristicas de los entes que los persiguen, trataremos de clasificar los entes en funcion de dichos objetivos, a fin de interpretar primariamente la indole de las erogaciones en que incurren, es decir, sus costos.

Los entes (y su representacion patrimonial, las haciendas) de erogacion tienen como principal objetivo la satisfaccion de sus necesidades.

Las hay privados y publicos, pudiendo los primeros ser a su vez individuales o colectivos.

El tipico ente de erogacion privado individual es el ser humano individualmente considerado. Su objetivo es la satisfaccion de sus necesidades y la actividad que desarrolla tiende a obtenerla.

Las erogaciones en que incurre para ello, es decir, su costo, toman la forma comunmente denominada "costo de vida".

Se trata de erogaciones simples que representan, en casi todos los casos, mermas en el patrimonio del ente directamente cuando se incurren.

Del mismo modo ocurre con los entes de erogacion privados colectivos. Como puede ser una asociacion civil de caracter mutual.

Su objetivo es la satisfaccion de las necesidades de sus asociados y las erogaciones en que incurre constituyen el costo del servicio mutual que prestan.

Su objetivo es la satisfaccion de las necesidades de la comunidad a la que representan y las erogaciones que realizan en tal sentido constituyen el costo de la administracion de la cosa publica y de la prestacion de los servicios comunitarios.

Las actividades que los Estados desarrollan para cumplir estos objetivos pueden ser mas o menos complejas y ello incidira, por supuesto, en la conformacion de las erogaciones en que incurran.

La caracteristica distintiva de los tres tipos de entes que hemos mencionado es la ausencia del fin de lucro.

Cuando este aparece, es decir, cuando el objetivo del ente es el aumento de riqueza, estamos en presencia de los entes (y sus haciendas) de produccion.

El concepto de produccion coincide aqui con el de aumento de riqueza.

Teniendo en cuenta lo antedicho, el costo economico no es solo sacrificio de riqueza presente, sino tambien de expectativas concretas de riqueza futura.

Costo economico es, pues sinonimo de sacrificio economico

En nuestro ambito de accion, las Ciencias Economicas, no debe perderse nunca de vista el objetivo economico de la actividad que se desarrolla.

De este modo el estudio del costo por si mismo no constituye sino una version teorica, carente de utilidad.

Su determinacion y control deben hacerse en funcion del mejor cumplimiento del objetivo del ente que lo incurre.

Asi, en los entes de erogacion, se hara en funcion de la satisfaccion mas racional de las necesidades; y en los de produccion, en funcion de la obtencion mas racional del lucro.

Si quisieramos condensar en una sola definicion todos los conceptos analizados, podriamos decir, sin pretender que sea la mejor que:

Costo es el sacrificio economico originado en el desarrollo de determinada actividad, a traves de la cual se busca cumplir con el objetivo dado.

Por ultimo cabe decir cundo se habla de costo en general, no se particulariza con respecto al cumplimiento total o parcial del objetivo o al desarrollo total o parcial de la actividad.

Pero va de suyo que ambas referencias estan implicitas en la definicion que hemos dado, de manera que ella incluye tanto el concepto de costo total, global, esto es, referido al universo de actividad o a la plenitud del objetivo, como el de costo unitario, es decir, referido a cada un de las unidades en que puede dividirse tal universo.

Factores generadores del costo. Su componente fisico y monetario.

En la formacion del costo los factores basicos de la Economia son tres:

1) Naturaleza; 2) Trabajo; 3) Capital

Los factores generadores del costo son en realidad seis:

Tres primarios: 1) Naturaleza; 2) Trabajo; 3) Capital

Tres derivados: 1) Materiales; 2) Equipos; 3) Servicios

Constituyen los grandes factores de todo costo presente.

Cada uno de esos factores se halla formado por dos partes o componentes: uno fisico, representado por la cantidad de unidades del factor utilizadas; y otro de valor, que al expresarse usualmente en terminos de moneda suele denominarse monetario, representativo del precio de cada unidad del factor.

Aqui tenemos la base del actual sistema de Presupuesto por Programas:

1) La programacion, presupuestacion (prevision del grado de cumplimiento), ejecucion, evaluacion y control fisico: cumplimiento de metas. Expresados en unidades.

2) La programacion, presupuestacion (asignacion de creditos) ejecucion, evaluacion y control financiero: resultado presupuestario: (economicos y financieros). Expresados en moneda.

Por todo lo expresado en los parrafos anteriores nos permite senalar la importancia de la aplicacion de las "3E" en las normas previstas en la Ley No 24.156 de Administracion Financiera y de los Sistemas de Control del Sector Publico, cuyo articulo 4 senala que la misma debe garantizar los principios de:

1) Legalidad

2) Regularidad Financiera

3) Eficiencia

4) Eficacia y

5) Economicidad

A efectos de una mejor ilustracion dejamos bien claro los conceptos de los tres ultimos que estan concretamente referidos al tema motivo de este trabajo.

Con respecto a su directa vinculacion con la Cuenta de Inversion prevista en el Articulo 75 inciso 8) de la Constitucion Nacional, y los comentarios que debe incluir la misma en funcion al Articulo 95 de la Ley No 24.156 (LAFySCSPN), esta ultima expresamente solicita:

"b) el comportamiento de los costos y de los indicadores de eficiencia de la produccion publica."

El Dr. Alfredo Le Pera, en noviembre de 2003 presento publicado una investigacion titulada "Trabajos Tecnicos Nacionales" "Ciclo Presupuestario Integrado Predeterminacion de Costos en el Sector Publico"

A efectos de concretar su trabajo el autor tomo en consideracion los siguientes sistemas:

1) Presupuesto

2) Inversiones

3) Credito Publico

4) Tesoreria

5) Contabilidad

6) Administracion de Bienes

7) Contrataciones

8) Administracion Tributaria

9) Control interno y externo

Desarrollo los siguientes aspectos:

a) Los sistemas de presupuesto, de contabilidad y los costos

b) Metodos de predeterminacion y determinacion de costos:

b.1) Normalizadores o estandares

b.2) Directos e indirectos

b.3) Absorcion

b.4) Ordenes

b.5) Procesos

10) Costos fijos, semifijos y variables

11) Cierre del Ejercicio.

Todos los conceptos senalados precedentemente son avalados por un Ejercicio Practico Integral, con sus correspondientes asientos por partida doble, incluyendo:

a) Resultados de la ejecucion fiscal.

b) Determinacion del Cuadro de Ahorro-Inversion-Necesidad de Financiamiento

c) Analisis de gestion

d) Reflexiones.

Siguiendo con el trabajo del Dr. Alfredo Le Pera, se considera relevante transcribir los siguientes conceptos:

Sobre los sistemas de presupuesto y de contabilidad de costos:

La eficacia y eficiencia del gasto requieren predeterminacion y determinacion de los costos de produccion publicos.

Los costos deben:

a) Predeterminarse en el presupuesto

b) Determinarse en la contabilidad.

Ambos deben brindar los informes necesarios para el control de gestion a cargo de las autoridades superiores de las organizaciones y de los organos especificos de control interno y externo, ademas de los controles de cumplimiento normativo y de tipo financiero que incluye rendicion y analisis de cuentas

Metodos de predeterminacion y determinacion de costos

Las tecnicas de medicion de costos ex-ante y ex-post que se emplean en la actividad privada son utilizables.

Los cursos de accion solo difieren de los privados en los fines de la produccion y en el modo de obtencion de los factores productivos.

Son aplicables, entre otros, los siguientes metodos:

a) Normalizadores o estandares

b) Directos e indirectos

c) Absorcion (incluye Activity Based Costing - ABC)

d) Ordenes

e) Procesos

a) Normalizadotes o estandares

Sin fijados ex ante basados en procesos eficientes de produccion con relacion a un volumen dado y luego se determinan ex post comprandolos entre si, comprobando desvios y analizandolos.

Relacionan, para un producto esperado, las 2 variables esenciales, insumo-producto en la formulacion y en la ejecucion del ejercicio.

Intervienen conocimientos y habilidades relativos cada tipo de produccion para lograr la mejor combinacion posible de factores productivos.

En la ejecucion se comprueba la calidad del estandar y la real utilizacion de los insumos programados.

b) Directos e indirectos

Son directos los costos previstos y luego ocurridos en la produccion final que satisface las necesidades de la comunidad: Ejemplos: Salud, Educcion.

Son indirectos los necesarios para producir bienes y servicios intermedios requeridos para la produccion final. Ejemplo: Administracion General.

c) Absorcion

Se prorratean los costos indirectos sobre los directos. Las bases de distribucion son variadas. Ejemplo: Consumo de energia, personal ocupado.

Hace posible conocer el costo real de las acciones productivas.

Es un procedimiento complejo y discrecional.

Un metodo de absorcion es el ABC - Activity Based Costing.

Permite la asignacion y distribucion de los costos indirectos de acuerdo a las acciones realizadas, identificando el origen del costo en los cursos de accion.

Se fundamenta en que las acciones requeridas que se desarrollan en las jurisdicciones y entidades son las que consumen los recursos y originan costos, y no los productos que solo demandan las acciones requeridas para su produccion.

ABC constituye un sistema integral de gestion.

Las bases de imputacion se relacionan con la medicion de las acciones a desarrollar y desarrolladas.

ABC mejora la vision de los cursos de accion ya que traza el mapa de la red de acciones productivas y sus costos e identifica los que proporcionan bajo o nulo valor agregado, con el fin de eliminarlos y concentrar el peso de la gestion en los de mas alto rendimiento.

En Administracion se sugiere aplicarlo parcialmente, sin prorrateo.

En este trabajo se asocian costos a los cursos de accion pero no se prorratean los indirectos.

d) Ordenes

Es aplicable a acciones destinadas a producir bienes de capital o servicios individualizables. Ejemplo: Construcciones navales del Astillero Rio Santiago de la Provincia de Buenos Aires; un viaje comercial de un buque de Transporte Navales.

e) Procesos

Es el mas apropiado para jurisdicciones o entidades que desarrollan ciclos continuos de produccion. Ejemplo: Elaboracion de oxigeno medicinal para hospitales.

Costos fijos, semifijos y variables.

Esta tipificacion es importante para el logro de la eficiencia cuando se exige, como en la legislacion Argentina, el cierre financiero equilibrado.

A continuacion senalamos el tipo de costo con el volumen de insumos.

Costo Fijo: Es indiferente a los cambios en los volumenes de produccion fijados entre un minimo y un maximo.

Costo semifijo: Varia al cambiar el volumen de produccion, siempre que el factor que se altera es un:

a) cambio en el tiempo de trabajo

b) sobre o sub aprovechamiento de los bienes de uso por haber variado la velocidad del flujo.

Costo Variable: Aumenta o disminuye correlativamente con el aumento o disminucion del producto.

Se debe lograr equilibrio, entre ellos, ante los diferentes niveles de produccion. Si se asignan insuficientes item variables, disminuye o se paraliza la produccion y se siguen incurriendo en los mismos gastos fijos y semifijos. Estos resultan poco utiles, o peor aun, inutiles.

Algunas reflexiones

1. La Administracion Financiera (AF) tiene por objeto lograr eficiencia en la captacion de los ingresos y en su utilizacion en la actividad productiva. Es aceptado que la legitimidad de los gobiernos ademas de fundamentarse en las normas (constitucionales y legales) y en la prestacion de los servicios (actividad productiva) debe basarse tambien en la eficiencia.

2. Un aporte importante para el logro de la eficacia y la eficiencia es la aplicacion de la teoria general de sistemas en la AF. Se opera considerando las interrelaciones y condicionamientos reciprocos de cada sistema componente de la AF.

3. La eficiencia, requiere medicion y evaluacion previa, coetanea y posterior de los resultados en terminos de productos y de costos de produccion.

4. El sistema de contabilidad debe brindar la informacion para el control de gestion de las autoridades superiores de las organizaciones y de los organos especificos de control interno y externo.

5. El control de gestion se suma a los controles de legalidad y financieros. Estos deben continuarse. Los tres tipos de control se complementan.

6. El control de gestion requiere la predeterminacion y determinacion de costos de la produccion.

7. La consideracion de los gastos con gravitacion financiera es insuficiente en costos; solo se preven:

a) gastos financieros a efectuar (constituiran obligaciones a pagar)

b) recursos financieros a realizar (brindaran los medios de pago de las obligaciones a contraer).

Por lo tanto, se deben incorporar, como minimo, el computo de las depreciaciones del capital amortizable y la variacion de acopios de bienes de consumo. Tambien en este trabajo se computa el interes del capital real poseido y, simultaneamente, para no afectar el resultado "variacion del patrimonio neto", se lo considera en la cuenta corriente como un ingreso corriente sin gravitacion financiera..

8. La incorporacion de los datos citados precedentemente hace posible la prevision y la comprobacion sistemica de la eficiencia.

9. Los item de costos deben definirse homogeneamente como cuentas de los clasificadores y de la contabilidad general.

10. Las tecnicas de medicion de costos ex - ante y ex post que se emplean en la actividad privada son utilizables, entre otros:

a) estimados o estandares;

b) directos e indirectos;

c) por absorcion (incluye ABC);

d) por ordenes;

e) por procesos.

Lo que difiere de la privada son los tipos y las razones de la produccion.

11. La clasificacion de la variabilidad del requerimiento en funcion del nivel de actividad del organismo ayuda a definir la prioridad de los distintos insumos que se requieren, pues permite en cada centro de asignacion de recursos:

a) fijar la dimension mas economica.

b) mensurar cuanto se utiliza de la capacidad productiva.

c) determinar el peso negativo de la paralizacion de la produccion.

d) establecer el costo de iniciacion de actividades.

12. Se debe lograr el equilibrio entre los distintos tipos de gastos (fijos, semifijos y variables) ante los diferentes niveles de produccion.

Si se asignan insuficientes item variables, disminuye o se paraliza la produccion y se siguen incurriendo en los mismos gastos fijos y semifijos. Estos por lo tanto resultan poco utiles, o peor aun, inutiles.

13. La experiencia Argentina en cuanto a estabilidad demuestra que el equilibrio fiscal es un requisito primario para lograrla y mantenerla.

14. Un medio para el cierre equilibrado es la programacion de la ejecucion. Se fijan cuotas trimestrales o de menor lapso, anticipadas, para autorizar compromisos (basicamente autorizaciones para contratar gastos) a la luz de los ingresos efectivos esperados, obligaciones a pagar y existencias de Caja.

El cierre financiero debe ser equilibrado (gastos incurridos que generan obligacion de pago inmediato o de corto plazo menores o iguales que los ingresos recaudados para atenderlos).

15. Si la recaudacion cae, se reducen las cuotas, entre otras medidas posibles. Si las quitas se hacen en %, se tiende a cubrir costos fijos sin atender los variables indispensables para operar. Por lo tanto los costos fijos se tornan parcial o totalmente inutiles.

16. El remedio consiste en dar cuota a los 3 tipos de costos para programas prioritarios con el fin de lograr una produccion razonable. Simultaneamente, se deben desafectar programas de menor prioridad. Esta operatoria es dificil por la rigidez de adaptacion de algunos factores productivos, especialmente el trabajo. Pese a ello, como el cierre equilibrado es basamento de la estabilidad, se deben hacer los esfuerzos posibles.

17. En este trabajo se utiliza costeo directo, por no ser necesario para el analisis de gestion absorber costos indirectos; se analizan tambien los gastos fijos, semifijos y variables.

18. En el ejemplo puede observarse como una disminucion leve de las cuotas que afecta a los gastos variables degrada en un grado mas que proporcional el producto final obtenido.

19. El progreso en materia de eficacia y eficiencia del gasto exige que el sistema de contabilidad integre costos

El Dr. Jose Maria Las Heras al tratar el tema de costos - gastos y en particular :"Las Tecnicas de Estimacion" en su libro "Estado Eficiente" - Editorial Buyatti, senala:

Concepto e importancia:

1. Estimar no es lo mismo que evaluar el gasto, aunque suele utilizarse indiscriminadamente uno y otro termino.

2. La estimacion se refiere a la prevision de un gasto a realizar en el futuro.

3. La evaluacion comprende el conjunto de procedimientos destinados a analizar criticamente la performance de un gasto ya realizado.

4. En materia de administracion financiera (en el ambito publico) un buen presupuesto es condicion necesaria, pero no suficiente. Es indispensable ademas un excelente sistema contable que muestre la calidad de su ejecucion.

5. Todo gasto debe analizarse "por si" en funcion de un criterio situacional, (no incremental) teniendo en cuenta multiples aspectos en su relacion con el objetivo a lograr, e la mejor tecnica productiva, el reflejo de los cambios en los precios relativos de los insumos, entre los puntos mas importantes a considerar.

6. Esta cuestion no se circunscribe a paises con escasa cultura presupuestaria, como el caso argentino. Tambien se da en paises desarrollados.

Tecnicas de estimacion del gasto:

1) Tecnica del costeo.

2) Punto de equilibrio

3) Tecnica Base Cero (x)

Con respecto a la tecnica de Presupuesto Base Cero nos ocupamos en detalle, incluyendo ejemplificacion practica en el mencionado Libro "Casos Practicos de Contabilidad Publica" que oportunamente publicara Editorial Macchi, no obstante se incorporan al presente material de otros destacados profesionales en la materia.

1) Tecnica del costeo: Deben tomarse en cuenta:

a) Materias primas

b) Mano de obra

c) Costos de fabricacion

Con estos componentes tenemos las interrelaciones sistemicas:

a) Costo primo

b) Costo de conversion

c) Costo de produccion

d) Costo de comercializacion

e) Costo de estructura

1) Materias primas + Mano de obra = COSTO PRIMO

2) Costo primo + Gastos indirectos de fabricacion = COSTO DE PRODUCCION

3) Mano de obra + Gastos indirectos de fabricacion = COSTO DE CONVERSION

4) Gastos de comercializacion + Gastos de administracion + Gastos de estructura = GASTOS TOTALES

Explicitado en otros terminos podemos senalar:

GASTOS TOTALES + COSTO DE PRODUCCION = COSTO TOTAL

El costo segun el nivel de actividad: debemos tener en cuenta:

1) Costos fijos - 2) Costos variables

Costos fijos: son independientes del nivel de produccion publica. Se mantienen constantes, como seria el caso del alquiler del aula, concurran una o varias personas.

Costos variables: son dependientes del nivel de produccion, crecen en forma proporcional o menos proporcional al nivel de produccion publica. Por ejemplo el material que se entrega en relacion de los asistentes.

2. Punto de equilibrio: Se consideran

Los monto - Nivel de actividad - Costos Fijos Costos Variables - Costo total

Mediante su representacion grafica se permite visualizar las areas de ganancias y las areas de perdidas de un programa, de un proyecto, etc.

Se entiende como punto de equilibrio la interseccion entre el total de costos o de gastos (segun el caso) y el total de ingresos.

[ILUSTRACION OMITIR]

3) Tecnica Base Cero

Fases del proceso

Fase I : Lineas politicas y pautas de accion

Fase II: Identificacion de las unidades de organizacion

Fase III: Paquetes de decision

Integracion de los paquetes

a) Objetivos

b) Metas

c) Costos

d) Beneficios

Niveles de actividad

1) Normal

2) Minimo

3) Superior

4) Optimo

Fase IV: Ordenamiento de los paquetes de decision

Segun el Dr. Humberto Petrei: el Presupuesto Base Cero es complementario del Presupuesto Por Programas.

La Dra. Lea Cristina Cortes de Trejo en su trabajo "Costos para la gestion en el sector publico", presentado en el Seminario Regional Interamericano de Contabilidad - Cordoba 2001, senala como "Objetivos de la Contabilidad de Costos" los siguientes aspectos

Llevados al sector publico, los objetivos de la Contabilidad de Costos, consisten en:

a) Optimizar el empleo de los recursos publicos desde la perspectiva de la eficacia, eficiencia y economia, posibilitando el control de gestion y minimizando las cargas tributarias del contribuyente.

b) Suministrar informacion para la planificacion, el control y la toma de decisiones en el Sector Publico, siendo la base para la formulacion y evaluacion de los presupuestos publicos, contribuyendo al equilibrio fiscal y a una mayor produccion en el accionar estatal.

c) Determinar el costo de las actividades y de la prestacion de servicios publicos (fijacion de precios y tarifas).

d) Hacer eficaz, eficiente y economico el sistema de informacion del ente, en general, y el de contabilidad, en particular.

e) Brindar informacion util a usuarios internos y externos, apoyando la toma de decisiones sobre la produccion de bienes y servicios publicos en terminos de calidad.

f) Coadyuvar a la transparencia fiscal, dado que al ciudadano le interesa cada vez mas evitar desperdicios, ineficiencias y malversaciones en el uso de los recursos publicos.

g) Promover la responsabilidad de los funcionarios en terminos de productividad de sus servicios a un costo y calidad optimas.

Asimismo en la misma presentacion senala como Condicionantes de la Contabilidad de Costos en el Sector Publico lo siguiente:

La instrumentacion de la contabilidad de costos en el Sector Publico depende de factores particulares que condicionan ese proceso, entre los cuales se encuentran:

1) Marco politico - normativo.

2) Modernizacion de la Administracion Publica.

3) Caracteristicas distintivas entre las haciendas publicas y las haciendas privadas.

4) Entorno de la Contabilidad Gubernamental.

5) Necesidades e intereses de los usuarios.

6) Los componentes del Sector Publico.

7) Los sistemas de control interno y externo

8) Acceso a la financiacion y a equipamientos informaticos adecuados.

Antes volcar las conclusiones de este trabajo, nada mejor que recordar las palabras que el Dr. Jose Terry en su caracter de catedratico nos legara en una conferencia de 1897, que tienen plena vigencia, por lo tanto considero oportuno transcribir algunos de sus parrafos:

Donde hay un gasto debe haber una necesidad

En el presupuesto se aprueban en el primer articulo esos gastos y el en segundo se encuentran las principales fuentes que producen la renta del Estado

Puede decirse que despues de la Ley fundamental de nuestro pais que es la Constitucion Nacional, la mas importante es la del presupuesto porque sirve de autorizacion y compromiso entre el Contribuyente, el pueblo (mandante) que por sus representantes determina al Gobierno Mandatario lo que ha de gastar y lo que no debe gastar, y en que necesidades debe aplicar los recursos que se votan

El Gobierno maneja dinero ajenos, y en consecuencia, debe subordinarse en todo a las instrucciones del dueno de ese dinero, es un serio compromiso, faltar a el, es cargar graves responsabilidades

Puede compararse el presupuesto al espejo donde se reproduce fielmente la vida de toda una Nacion

El Presupuesto es necesario porque sirve al programa para la marcha del pais, con el presupuesto se establecen las mejoras y los adelantos por hacer en el ano venidero, las necesidades que han de llenarse y los progresos que han de realizarse.

?Quien debe votar los recursos?. El que los suministra; es decir el contribuyente, el pueblo por medio de sus representantes

Este es el principio fundamental en todo sistema de gobierno libre, y es de aplicacion casi universal

El gran principio del voto del recurso, trae como consecuencia, el voto de la necesidad y del gasto correspondiente

El poder de conceder el recurso importa el poder de autorizar el gasto Quien vota la contribucion tiene que votar el gasto

Importa algo mas: la de poder apreciar si el recurso otorgado ha sido publicitado y en el gasto autorizado, que debe ser "publicitado".

Las precisas expresiones del Dr. Ferry eximen de toda aclaracion sobre la relacion entre presupuesto - gastos - costos.

Tambien Para advertir la importancia del tema que nos ocupa, varios siglos atras Montesquieu nos decia; "Cuando en un Estado, al hablarse de la Cosa Publica, cada uno dice: !QUE ME IMPORTA! "LA COSA PUBLICA ESTA PERDIDA"

CONCLUSIONES

1) La relevancia que adquiere considerar para la toma de decisiones los Costos Fijos y los Costos Variables.

2) Tener en consideracion las diferencias del tratamiento del costo que debe existir en el Sector Publico con el costo en el Sector Privado. (Segun Dr. Cayetano Licciardo " la diferencia esta en los negocios de naturaleza distinta)".

3) En el Sector Publico el costo no debe ser el unico elemento, o sustancial elemento, a tomar en consideracion por los Gobiernos para la decision de hacer algo a favor de la poblacion.

4) Si la competencia es del Estado (Nacional, Provincial, Municipal) el costo no debe ser quien decida si se hace o no. El beneficio debe estar sustentado en el bien comun.

5) Deben aplicarse las tecnicas mas adecuadas que permitan posibilitar su cumplimiento.

6) Entre todas las senaladas en este trabajo podemos concluir como aporte que en su totalidad apuntan a verificar el cumplimiento de la:

Eficiencia - Eficacia - Economicidad

7) Nuestra responsabilidad profesional esta asentada en el logro de los objetivos, tratando de analizar cual es la tecnica mas adecuada a tal fin.

8) En la tecnica de Presupuesto por Programas que se utiliza en la actualidad sintetizamos en este cuadro las relaciones que existen entre Costos - Productos - Objetivos.

9) Por todo lo expuesto en el trabajo, la importancia del tratamiento del costo su estrecha vinculacion con el gasto publico que revela el cumplimiento de las Finalidades es lo que da sustento a una correcta presupuestacion y su correspondiente ejecucion que como se verifica en el cuadro del punto 8) concluye en el impacto que recibe la comunidad.

BIBLIOGRAFIA

LE PERA A. (2005) "Ciclo Presupuestario Integrado Predeterminacion de Costos en el Sector Publico".Jornadas de Reflexion en Catedras Facultad de Ciencias Economicas UBA (Catedra de Sistemas de Administracion Financiera y Control del Sector Publico). "Estudio de la Administracion Financiera Publica" Ediciones Cooperativas

CORTES DE TREJO L. C. (2001) "Costos para la gestion en el Sector Publico" Objetivos de la Contabilidad de Costos" Seminario Regional Interamericano de Contabilidad Cordoba.

CASCARINI D. Trabajos varios sobre contabilidad de costos. (Catedra de Costos UBA) JOSE LAS HERAS M. (2007) Estado Eficiente Editorial Buyatti.

TIBERIO J.C.; MASTRANTONIO H. F. (1990) "Casos Practicos de Contabilidad Publica". Editorial Macchi

Tiberio Julio Cesar

Universidad de Buenos Aires

Facultad de Ciencias Economicas

Av. Corrientes 6041 2do. Piso Dto. B

C.P: 1414 - Ciudad Autonoma de Buenos Aires

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COSTS IN THE PUBLIC SECTOR IMPORTANCE IN RELATION TO BUDGETING

INTRODUCTION

When writing the book "Casos Practicos de Contabilidad Publica" that we published together with Professor Horacio Francisco Mastrantonio in 1990, with the support of Macchi Editions, we treated the matter of the costs in programming the Public Budget.

In it when expressing a concept of Budget for Programs we pointed out: "it is the expression of the budgetary allocations, practiced based on government plans, for a certain period in the different scopes of its competence, so as to obtain the maximum fulfillment of such, at the minimum cost"

Taking into account very specially, at that time, the importance that the "Norms for the Preparation of the Budget" fixed by the National Secretary of Property, gave to two specific subjects, for the application of the scheme of Budget for Programs: costs and management control:

In this paper we will refer to the first one mentioned, to which we pointed out: "As an integral part of the budget for programs, it is necessary to count on a system that allows measuring the cost of the different programming levels".

"The use of this system will make possible to establish the degree of efficiency in the fulfillment of the program, and will have to adapt itself to the different detail modalities in agreement with the characteristics, importance and aims of each institution ".

"The budgetary system allows coming near to the costs through the foreseen or carried out expenses, grouped by means of the economy classification and by object of the expenses."

"The total cost of a program or activity will be given by the expenses foreseen or carried out in its execution, adjusted based on the differences (social costs or of opportunity, consumption or use of the goods, amortization, etc) and, of the indirect costs originated in the expenses of those programs, fundamentally of management and administration, whose action is of support to another set of programs, among which they must be distributed ".

"The unit cost will arise from the relation of the goal of the program or quantified result of the activity through some measurement unit, and the cost necessary to obtain them ".

In the same publication when the general features were included on the elaboration of the Budget for Programs and very specially the advantages of their application which Gonzalo Matner in his book " Planificacion y Presupuesto por Programas" Published by Editorial Siglo XXI--Mexico 1971, describes very accurately, pointing out as to the subject of this paper: "Opportunity to reduce costs"

Following the analysis of other writers we can indicate, that from a general point of view, cost is synonymous of effort.

This definition is sufficiently ample to involve so much the physical, moral and intellectual effort as the economy one.

But while the first are not measurable in value units, although their consequences can be so, the economy effort is always represented in that way.

Economically, then, cost is synonym of expense, that is to say, of sacrifice. But that sacrifice must have been produced to reach a determined objective, which originally differentiates the cost from a simple or pure loss that depends on eventual factors or others, independent to reach a determined objective.

From the aforesaid matter it arises that, economically speaking, cost is the wealth sacrifice that is incurred in, so as to reach a certain objective.

As the objectives vary according to the characteristics of the entities that persecute them, we will try to classify the entities in function of these objectives, in order to primarily interpret the characteristics of the erogations in which they incur, that is to say, its costs.

The entities (and their patrimonial representation, the properties) of expenditure have as their main objective the satisfaction of their necessities.

There are private and public, being able the first of being as well as individual or collective.

The typical entity of individual private expenditure is the individually considered human being. Its objective is the satisfaction of its necessities and the activity that it tends to obtain it.

The erogations in which it incurs in, i.e., their cost, commonly take on the form called "cost of living".

They are simple expenditures. that represent, in almost all the cases, decreases in the patrimony of the entity directly when they are incurred in.

In the same way it happens with the entities of expenditure private collective. Such as can be a civil association of mutual character.

Its objective is the satisfaction of the necessities of the communities and the expenditures. which it incurs in, for that constitutes the cost of the mutual service it renders.

Its objective is the satisfaction of the necessities of the community which they represent and the expenditures, that they do for that, constitute the cost of the management of the public matter and the rendering of the communitarian services.

The activities that the States develop to fulfill these objectives can be more or less complex and it will affect, of course, in the conformation of the expenditures, in which they incur.

The distinguishing characteristic of the three types of entities that we have mentioned is the absence of the aim of profit.

When this one appears, i.e., when the objective of the entity is the increase of wealth, we are in the presence of the entities (and their properties) of production.

The production concept coincides here, with the one of increase of wealth.

Considering the aforesaid matter, the economy cost is not only the sacrifice of present wealth, but also of concrete expectations of future wealth.

Economy cost is, therefore a synonym of economy sacrifice.

In our scope of action, that of Economic Sciences, the economy objective of the activity being developed, must never be lost.

Thus the study of the cost in itself constitutes but only a theoretical version, devoid of usefulness.

Its determination and control must be done based on the best fulfillment of the objective of the entity which it incurs in.

Thus, in the expenditure entities, it will be done based on the most rational satisfaction of the necessities; and in those of production, in function of the most rational way of obtaining profit.

If we wanted to condense in one only definition, all the analyzed concepts, we could say, without pretending that it is the best one that:

Cost is the economy sacrifice originated in the development of a certain activity, through which one searches to fulfill with the given objective.

Finally it is possible to say, when speaking of cost in general; one does not particularize with respect to the total or partial fulfillment of the objective or to the total or partial development of the activity.

But one sees that both references are implicit in the definition which we have given, so that it includes so much the concept of total, global cost, i.e., referred to the universe activity or the fullness of the objective, like the one of unit cost, i.e., referred to each of the units in which the universe can be divided.

Cost generating factors. Its physical and monetary component.

In the formation of cost the basic factors of the Economy are three:

1. Nature; 2) Work; 3) Capital

The cost generating factors are in fact six:

Three primary ones: 1) Nature; 2) Work; 3) Capital

Three derivatives: 1) Materials; 2) Equipment; 3) Services

They constitute the great factors of all present cost.

Each one of those factors is formed by two parts or components: one physical, represented by the amount of the factor units used; and another one of value, that when expressing itself usually in currency term, it is usually denominated monetary, represented by the price of each factor unit.

Here we have the base of the present system of Budget for Programs:

1, The programming, budgeting (forecast of the fulfillment degree), execution, evaluation and physical control: fulfillment of goals. Expressed in units.

2, The programming, budgeting (allocation of credits) execution, evaluation and financial control: budgetary result: (economy and financial). Expressed in currency

By everything expressed in the previous paragraphs it allows us to point out the importance to us of the application of the "3E" in the norms anticipated in Law No 24,156 of Financial Administration and of the Public Sector Control Systems, whose 4th article indicates that it must guarantee the principles of:

1, Legality

2, Financial Regularity

3, Efficiency

4, Efficacy and

5, Economicity

With the object of a better illustration we make clear the concepts of the three last ones, which concretely are referred to the subject, which is the reason for this paper.

With respect to its direct entailment with Investment Account foreseen in Article 75th clause 8) of the National Constitution, and the commentaries that must include the same in function of Article 95th of Law No 24,156 (LAFySCSPN), this one last one specifically solicits:

b) the behavior of the costs and the indicators of efficiency of the public production."

Dr Alfredo Le Pera, in November 2003 published a research entitled "Trabajos Tecnicos Nacionales" "Ciclo Presupuestario Integrado Predetermination de Costos en el Sector Publico"

With the object of making specific his work the author took into consideration the following systems:

1) Budget

2) Investments

3) Public Credit

4) Treasury

5) Accounting

6) Administration of Goods

7) Contracts

8) Tributary Administration

9) Internal and external Control

He developed the following aspects:

a) The budget, accounting and costs systems

b. Methods for predetermination and determination of costs:

b.1) Normalizers or standards

b.2) Direct and indirect

b.3) Absorption

b.4) Orders

b.5) Processes

10) Fixed, semi-fixed and variable costs

11) Closing of the Financial Year

All the preceding indicated concepts, are guaranteed by an Integral Practical Exercises, with their corresponding double entry bookkeeping, including:

a) Results of the fiscal execution.

b) Determination of the Savings-Investment-Necessity Financing Chart

c) Management Analysis

d) Meditation

Continuing with Dr Alfredo Le Pera's work, one considers it excellent to transcribe the following concepts:

On the systems of budget and accounting of costs:

The effectiveness and efficiency of the cost requires predetermination and determination of the costs of public production.

The costs must be:

a) Predetermined in the budget

b) Determined in the accounting

Both must offer the necessary information for the management control in charge of the higher authorities of the organizations and the specific organs of internal and external control, in addition to the controls of normative fulfillment and of financial type that includes accounting and analysis of accounts.

Methods of predetermination and determination of costs.

The techniques of measurement of costs ex-ante and ex-post which are used in the private activity are usable.

The courses of action only differ from the private ones in the aims of the production and the way of obtaining productive factors.

The following methods, among others are applicable:

a) Normalizing or standards

b) Direct and indirect

c) Absorption (includes Activity Based Costing--ABC)

d) Orders

e) Processes

a) Normalizing or standards ex-ante based on efficient processes of production with relation to a given volume and then are determined ex- post, buying them among themselves, verifying deflections and analyzing them.

They relate, for an expected product, the 2 essential variables, consume-product in the formulation and the execution of the exercise.

Relative knowledge and abilities take part of each type of production to obtain the best possible combination of productive factors.

In the execution the quality of the standard is verified and the real use of the programmed consumes.

b) Direct and indirect

The predicted costs are direct and that later take place in the final production that satisfies the necessities with the community: Examples: Health, Education. The indirect are those necessary to produce required intermediate goods and services for the final production. Example: General administration

c). Absorption

The indirect costs are prorated on the direct ones. The distribution bases are varied. Example: energy consumption, occupied personnel.

It makes it possible to know the real cost of the productive actions. It is a complex and discretionary procedure.

An absorption method is the ABC--Activity Based Costing.

It allows the allocation and distribution of the indirect costs according to the conducted actions, identifying the origin of the cost in the action courses.

It is based on the required actions that are developed in the jurisdictions and organizations, they are those that consume the resources and originate costs and not the products that only demand the actions required for their production.

ABC constitutes an integral management system.

The imputation bases are related to the measurement of the actions to be developed and developed.

ABC improves the vision of the courses of action, since it draws up the map of the network of productive actions and its costs and identifies those that provide low or null added value, with the purpose of eliminating them and concentrating the weight of the management in those of higher performance.

In Administration it is suggested to apply it partially, without prorating.

In this paper costs are associated to the action courses but the indirect ones are not prorated

d). Orders

They are applicable to actions destined to produce individual capital assets or services. Example: Naval constructions at the Rio Santiago Shipyard in the Province of Buenos Aires; a business trip on Naval Transport ship.

e). Processes

Is the most appropriate for jurisdictions or organizations that develop continuous production cycles. Example: Elaboration of medicinal oxygen for hospitals.

Fixed, semi-fixed and variable costs.

This typification is important to reach the efficiency as demanded, by the Argentine legislation, the equilibrated financial closing.

Next we indicate the type of cost with the volume of inputs.

Fixed Cost: It is indifferent to the changes in the production volumes fixed between a minimum and a maximum.

Semi-fixed cost: It varies when changing the production volume, whenever the factor that is altered is:

a) change in the working time

b). over or sub taking advantage of the goods of use because of having varied the flow speed.

Variable cost: It correlatively increases or diminishes with the increase or diminution of the product.

An equilibrium should be obtained, among them, facing the different production levels. If they assign insufficient item variable, it diminishes or the production becomes paralyzed and they carry on incurring on the same expenses, fixed and semi-fixed.

These are little useful, or worse still, useless

Some considerations

1. The Financial Administration (FA) intends to obtain efficiency in the taking on of the income and its use in the productive activity. It is accepted that the legitimacy of the governments besides being based on the norms (constitutional and legal) and on the rendering of these services (productive activity) it must also be based on efficiency.

2. An important contribution for reaching effectiveness and efficiency is the application of the general theory of FA systems; it is operated considering the interrelations and reciprocal conditioning of each FA system component

3. Efficiency, requires measurement and previous evaluation, coetaneous after the results in terms of products and production costs.

4. The accounting system should render the information for the management control of the organizations superior authorities and the specific organs of internal and external control

5. The management control is added to controls of legality and finance. These must be continued. The three types of control complement each other.

6. The management control requires the predetermination and determination of production costs

7. The consideration of expenses with financial gravitation is insufficient in costs; they only foresee:

a) financial expenses to be carried out (they will constitute obligations to be paid)

b) financial resources to be carried out (they will render the means of payment of the obligations to be contracted).

Therefore, one must incorporate, as a minimum, the calculation of depreciations of the amortizable capital and the variation of storing of consumer goods. Also in this paper the interest of the real capital is computed and, simultaneously, so as not to affect the result "variation of the net patrimony", is considered in the current account as a current entrance without financial gravitation.

8. The incorporation of the preceding mentioned data makes possible the forecast and the systemic efficiency verification.

9. The item of costs must be defined homogenously as accounts of the classifiers and of the general accounting

10. The techniques of measurement of costs ex-ante, and ex- post that are used in private activity are usable, among others:

a) estimated or standard;

b) direct and indirect;

c) by absorption (it includes ABC);

d) by orders;

e) by processes.

What differ from the private one are the types and the reasons of the production.

11 .The classification of the variability of the requirement based on the level of activity of the institution helps to define the priority of the different supplies that are required, because it allows in each allocation center:

a) to fix the most economic dimension.

b) to measure how much is used of the productive capacity.

c) to determine the negative weight of halting production.

d) to establish the cost of initiation of activities.

12. One must reach the Equilibrium between the different kinds of expenses (fixed, semi-fixed and variable) facing the different production levels.

If one assigns insufficient item variables, it diminishes or halts production and they continue incurring in the fixed and semi-fixed expenses.

These therefore results little useful, or worse still, useless

13. The Argentine experience as far as stability demonstrates that the fiscal EQUILIBRIUM is a primary requirement to reach it and maintain it.

14. A means for the equilibrium closing is the programming of the execution. Quarterly quotas or of shorter time, anticipated, to authorize commitments (basically authorizations to contract expenses) under the consideration of the expected effective income, obligations to be paid and money in Cash Box. The financial closing must be equilibrated (expenses incurred into that generate payment obligation of immediate or short term payment, smaller or equal than the collected income to take care of them).

15. If the income falls, the quotas are reduced, among other possible measures. If the rebates are in %, one tends to cover fixed costs without taking care of the variables indispensable to operate. Therefore the fixed costs become partial or totally useless.

16 The remedy consists of giving quota to the 3 types of high-priority costs for programs with the purpose of obtaining a reasonable production. Simultaneously, programs of smaller priority are due to be disaffected. This operative is difficult due to the rigidity of adaptation of some productive factors, specially the work. In spite of it, as the equilibrium closing is basis for stability, the possible efforts must be done.

17. In this paper the direct cost is used, as not being necessary for the management analysis to absorb indirect costs; they also analyze fixed, semi-fixed and variable costs.

18. In the example one can observe how a slight diminution of the quotas that affects the variable expenses, degrades in a degree, more than proportional of the obtained final product.

19. The progress as to effectiveness and efficiency of the cost, demands that the accounting system integrates costs.

Dr Jose Maria the Heras, when dealing with the subject costs--expenses and specially in "Las Tecnicas de Estimation" in his book "Estado Eficiente"--Published by Buyatti, Editorial, points out:

Concept and importance:

1. To estimate is not the same as to evaluate the cost, although both terms are usually used indiscriminately.

2. The estimation refers to the prevision of a cost to be done in the future.

3. The evaluation includes the set of procedures destined to critically analyze the performance of a cost already made.

4. In the matter of financial administration (in the public environment) a good budget is a necessary condition, but nonsufficient. Also, an excellent accounting system is indispensable that shows the quality of its execution.

5. All cost must be analyzed "in itself" in a function of a situational criterion, (non incremental) considering multiple aspects in its relation with the objective to be obtained, and the best productive technique, the reflection of the changes in the relative prices of the inputs, among the points most important to be considered.

6. This matter is not confined to countries with little budgetary culture, as is the Argentine case. It is also seen in developed countries.

Techniques for cost estimation:

1. Cost technique.

2. Equilibrium point.

3. Base Zero Technique (x)

As to the Base Zero Budget technique we took care of it in detail, including practical exemplification in the mentioned Book, "Casos Practicos de Contabilidad Publica" which opportunely was published by Macchi Editorial, however other outstanding professionals in the matter are incorporated into the present material.

1) Cost technique: These must be taken into account:

a. Raw materials

b. Manual labor.

c. Manufacturing costs

With these components we have the systematic interrelations: a Prime cost

b. Conversion cost

c. Production cost

d. Commercialization cost

e. Structure cost

1) Raw materials + Manual labor = PRIME COST

2) Prime Cost + Indirect manufacturing expenses = PRODUCTION COST

3) Manual labor + Indirect manufacturing expenses = CONVERSION COST

4) Commercialization expenses + Administration expenses + Structure expenses = TOTAL EXPENSES

Specified in other terms we can indicate:

TOTAL EXPENSES + PRODUCTION COST = TOTAL COST

The cost according to the activity level: we should take into account:

1) Fixed costs -2) Variable Costs

Fixed Costs: they are independent of the level of public production. They stay constant, as would be the case of the rent of the classroom, be there one or several people.

Variable costs: they depend on the production level, they grow in proportional form or less proportional at the level of public production. E.g. the material handed over in relation to the assistants.

2. Equilibrium point: The amounts are considered--Activity Level--Fixed costs--Variable Costs Total Costs.

By means of its graphical representation one is able to visualize the areas of profits and the areas of losses of a program, a project, etc.

Equilibrium point, is understood as the intersection between the total of costs or expenses (according to the case) and the total of income

[ILLUSTRATION OMITTED]

3) Technical Base Zero

Process phases

Phase I: Political lines and action guidelines

Phase II: Identification of the organization units

Phase III: Decision Packages

Integration of the packages

a) Objectives

b) Aims

c) Costs

d) Benefits

Activity levels

1) Normal

2) Minimum

3) Superior

4) Optimum

Phase IV: Ordering of the decision packages

According to Dr Humberto Petrei: the Budget Base Zero is complementary of the Budget for Programs.

Dr. Lea Cristina Cortes de Trejo in her paper "Costos para la gestion en el sector publico", presented at the Inter-American Regional Accounting Seminary in--Cordoba 2001, points out as "Objectives of Accounting of Costs" the following aspects,

Taken to the public sector, the objectives of Accounting of Costs consist in:

a). To optimize the use of public resources from the perspective of effectiveness, efficiency and economy, making possible the management control and diminishing the taxes burden on the contributor.

b). To provide information for the planning, control and taking of decisions in the Public Sector, being the base for the formulation and evaluation of the public budgets, contributing to the fiscal equilibrium and a greater production in state action.

c). To determine the cost of the activities and the benefit of public services, (fixation of prices and tariffs).

d). To make effective and economic the information system of the entity, in general, and the accounting one, in particular.

e). To give useful investigation to internal and external users, backing the taking of decisions on the production of goods and public services in terms of quality.

f). To help towards fiscal transparency, since to the citizen is more and more interested in avoiding wastes, inefficiencies and embezzlements in the use of public resources.

g). To promote the responsibility of the civil employees in terms of productivity of their services at an optimal cost and quality.

Also in the same presentation she indicates as Conditioners of the Costs Accounting in the Public Sector the following matter:

The instrumentation of the accounting costs in the Public Sector depends on particular factors that condition that process, among which we find:

1). Political Framework--normative.

2). Modernization of the Public Administration.

3). Distinctive characteristics between the public properties and the private properties.

4). Environment of Governmental Accounting.

5). Necessities and interests of the users.

6). The components of the Public Sector.

7). The internal and external control systems.

8). Access to adequate financing and computer science equipment.

Before treating the conclusions of this paper, nothing better than to remember Dr Jose Terry's words in his cathedratic character which he bequeathed on us in an 1897 conference, which is right up to date, therefore I consider it opportune to transcribe some of its paragraphs:

Where there is an expense there must be a necessity.

In the budget, in the first article those expenses are approved and in second one are the main sources produced by the State rent ...

One can say that after the fundamental Law of the our country, that is the National Constitution, the most important one is the budget, because it serves as authorization and commitment between the Contributors, the people (mandates), that by its representatives determines to the Mandatory Government what it has to spend and what it does not have to spend, and in which necessities it must apply the resources voted.

The Government handles money of others, and consequently, it must be subordinated in everything to the instructions of the owner of that money is a serious commitment, no to do so, it has serious responsibilities.

The budget can be compared to a mirror where the Nation's life is reproduced faithfully. The Budget is necessary because it serves the program for the managing of the country, with the budget one establishes the improvements and advances to be done in the coming year, the necessities that are to be done and the progresses that are to be made.

Who must vote the resources? The one that provides them; that is to say the contributor, the people by means of their representatives

This is the fundamental principle in all system of free government, and is of almost universal application.

The great principle of the resource vote brings as a consequence, the necessity vote and of the corresponding expense.

The power to grant the resource concerns the power to authorize the cost.

Who votes the contribution must vote the expense.

There is something more concerning this: the one of being able to appreciate if the granted resource has been published and in the expense authorized, that must be "published ".

Dr Ferry's expressions exempt us from all explanation on the matter between budget--expenses costs.

Also to notice the importance of the subject that occupies us, several centuries ago Montesquieu said to us; "When in a State, when speaking about the Public Matter, each one says: WHAT DO I CARE! "THE PUBLIC MATTER IS LOST"

CONCLUSIONS

1. The relevance that it acquires to consider for the decision making the Fixed Costs and the Variable Costs.

2. To take into consideration the differences of the treatment of the cost that must exist in the Public Sector with the cost in the Private Sector. (According to Dr Cayetano Licciardo "the difference is in the businesses of different nature)".

3. In the Public Sector the cost should not be the only element, or substantial element, to be taken into consideration by the Governments, for the decision to do something in favor of the population.

4. If the competence is of the State (National, Province, Municipal) the cost does not have to be what decides if it done or not. The benefit must be sustained in the common welfare.

5. The most suitable techniques must be applied, that allow to make its fulfillment possible.

6. Among all the indicated ones in this paper we can conclude as a contribution that in their totality aim to verify the fulfillment of:

Efficiency--Effectiveness--Economicity

7. Our professional responsibility is based in the reaching of the objectives, trying to analyze which is the most suitable technique for such an objective.

8. In the Budget for Programs technique used at present we synthesize in this chart the relations which exist between Costs--Products--Objectives

9. By all the exposed in the paper, the importance of the treatment of the cost, its close connection with the public cost which reveals the fulfillment of the Objectives, is what sustains a correct budgeting and its corresponding execution, as verified in the chart in point 8), ends up in the impact received by the community.

BIBLIOGRAPHY

Please refer to articles Spanish bibliography.

Tiberio Julio Cesar

Universidad de Buenos Aires

Facultad de Ciencias Economicas

Av. Corrientes 6041--2do. Piso--Dto. B

C.P: 1414--Ciudad Autonoma de Buenos Aires

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ESTADO
Productor de Bienes y Servicios

Producto Terminal                 Producto Intermedio
Objetivo Final                    Objetivo Parcial
PROGRAMA                          ACTIVIDAD
Insumos                           Insumos
Unidades de medida                Unidades de medida
METAS                             VOLUMEN DE TRABAJO
Cantidad de demanda satisfecha    Impacto en la Comunidad


STATE
Producer of Goods and Services

Terminal Product               Intermediate Product
Final Objective                Partial Objective
PROGRAMME                      ACTIVITY
Supplies                       Supplies
Measurement Units              Measurement Units
OBJECTIVES                     WORK VOLUME
Quantity of satisfied demand   Impact on the Community
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